Una mejor fabricación estructural comienza con buena información

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¿Cuándo podemos obtener los dibujos de la tienda? Kerri Olsen ha escuchado esa pregunta innumerables veces durante la primera reunión del fabricante, el detallista de acero y el cliente (generalmente un representante del contratista general). Es fundadora y directora de Steel Advice, una firma de gestión de proyectos y estimación en Shelton, Washington, y también es la actual presidenta interina del Instituto Nacional de Detallado del Acero (NISD). Para Olsen, esa es la pregunta incorrecta que debe hacer un fabricante, especialmente en una reunión inicial.

"En mi mente, la primera pregunta siempre debe ser: '¿Qué información se necesita todavía para permitir el inicio del detallado de acero?' Si es la primera vez que escuchan la pregunta, que no sea la última".

Olsen dijo esto durante un seminario de marzo de 2022 en NASCC: The Steel Conference, organizado en Denver por el American Institute of Steel Construction (AISC). Su presentación profundizó en uno de los elementos que consumen más tiempo de un proyecto de construcción: las solicitudes de información o RFI.

Olsen ofrece servicios de estimación y gestión de proyectos. Cuando recibe un trabajo, primero revisa minuciosamente los planos del contrato, las especificaciones y las fechas de entrega previstas. "Lo siguiente que hago es marcar los dibujos del contrato donde veo que falta información", dijo. "Si soy el estimador en el trabajo, ya tengo una idea de lo que no se incluyó en los elementos del alcance del trabajo. Puedo empezar a trabajar. Pero si estoy a ciegas, Revisaré página por página y anotaré lo que voy a necesitar para comenzar".

Luego escribe una carta de presentación detallando los elementos que faltan y se reúne con el fabricante. Todo esto sucede antes de reunirse con el detallista de acero.

"Los gerentes de proyecto de los fabricantes deben hacer lo que puedan para conocer completamente un trabajo", dijo. "Deberían obtener una vista previa del trabajo con los estimadores, personas que han tenido la cabeza puesta en el trabajo y saben cuáles son las áreas problemáticas. [El estimador y el gerente del proyecto] deben trabajar juntos para identificar todas las elevaciones y dimensiones críticas que se muestran y son faltan. Y necesitan revisar completamente el alcance del trabajo y hablar sobre artículos y cantidades específicos. El hecho de que solo se muestre como detalle una vez no significa que no haya 50,000 de ellos en un trabajo ".

Una vez que el gerente del proyecto y el estimador están en la misma página, aportan detalles a la imagen. Después de la oferta inicial del detallista, que, nuevamente, involucra todos los elementos esperados, el alcance completo del trabajo y los plazos, se incluye el detalle de acero en el proyecto y comienzan las reuniones.

En esta primera reunión, el estimador, el gerente del proyecto y el detallista de acero comienzan a desarrollar una lista de información faltante, todo antes de que comience el proceso formal de RFI. La idea es descubrir la mayor parte de la información faltante lo antes posible, respetando las mejores prácticas definidas por los códigos AISC y NISD.

Los detalles importan aquí. Sí, los contratos de trabajo dicen que todas las partes cumplen con las mejores prácticas de AISC y NISD, pero ¿qué dicen realmente estos estándares? Olsen señaló una sección en el estándar NISD que establece: "Los documentos de diseño estructural deberán mostrar o anotar claramente el trabajo que se realizará y brindar la siguiente información con dimensiones suficientes para transmitir con precisión la cantidad y complejidad del acero estructural para ser fabricado". El estándar sigue con una larga lista de detalles, siendo el primero "el tamaño, la sección, el grado del material y la ubicación de todos los miembros".

También dijo que escalar los dibujos CAD para determinar las dimensiones "no es una práctica aceptada para detallar los documentos de aprobación", y agregó que esto tiene que ver con la responsabilidad de la información y la rendición de cuentas. Según las mejores prácticas, los documentos de diseño tal como se reciben deben contener todas las dimensiones requeridas.

"Todo lo que hacemos cuando comenzamos un trabajo tiene que seguir apuntando hacia la causa raíz", explicó Olsen, "y la causa raíz de la mayoría de nuestros problemas es que el diseño estaba incompleto. La realidad es que los planos del contrato casi siempre son t factible, y muchos piensan, 'Bueno, ¿por qué no seguir adelante y detallar el trabajo, y poner nubes [en el marcado PDF] con preguntas sobre los detalles del taller y los planos de montaje, y luego enviarlos para su aprobación?' Ese no es un buen proceso".

Hacer eso cambia la responsabilidad de la información. Las mejores prácticas suponen que los detallistas publican dibujos que están listos para el taller, con todos los problemas esperados abordados y las preguntas respondidas. El mensaje de Olsen a los detallistas: "Cuando envía dibujos para su aprobación, ha admitido al mundo que estos dibujos son viables. Ahora, se ha hecho responsable de cualquier línea de tiempo involucrada. Idealmente, nunca debe enviar dibujos para su aprobación hasta que están completos, cuando haya respondido todas las preguntas y esté listo para comenzar. Aunque solo esté en la etapa de aprobación, podría fabricar estos dibujos ahora porque están así de completos. Eso es lo que queremos".

Por supuesto, los detallistas no pueden simplemente decir: "Estos dibujos no funcionan, ahora arréglenlos", y luego dejarlo así hasta que alguien note que nada avanza. Los fabricantes necesitan ordenar el acero, después de todo, y los proyectos aún tienen fechas de finalización previstas. Aquí es donde entran en juego los avisos de información de proyectos semanales de Olsen.

"Envío una carta descriptiva", dijo, "no páginas y páginas de datos. Resumo todo en oraciones cortas e informativas. Si tengo que usar una hoja de cálculo, lo haré, pero trato de no hacerlo. Las cartas semanales describen el el estado actual del trabajo, lo que se ha resuelto y lo que se necesita para continuar".

Con estas cartas, enviadas como un PDF adjunto a un correo electrónico (que proporciona una marca de fecha y hora), Olsen adjunta las RFI con suficiente detalle para brindar claridad a cualquier persona que necesite leerlas. La carta también solicita que las respuestas se devuelvan en una fecha específica, no solo lo antes posible. Después de todo, ASAP es subjetivo. Podría ser mañana para una persona o la próxima semana (o mes) para otra persona.

También describe en la carta cualquier reunión anterior, la hora y la fecha de la llamada de Zoom o Teams, los problemas discutidos y los nuevos detalles agregados. "Las fechas y las horas son importantes", dijo, y agregó que un proyecto reciente involucró una reunión en la que se descubrió que los dibujos no estaban actualizados.

"Un buen detallista y gerente de proyectos siempre pregunta si los dibujos archivados están actualizados", dijo Olsen. Además, las revisiones deben incluir nubes (marcas de PDF) que muestren los cambios de los dibujos anteriores. Nuevos dibujos sin cambios marcados (o fecha y número de revisión) abren la puerta a la incertidumbre: ¿realmente es el último? ¿Realmente se hicieron todos los cambios necesarios? ¿Qué conflictos, si los hay, crean esos cambios?

Al final de la carta, Olsen agrega una declaración firme pero cortés: "Nuestro trabajo en este proyecto está paralizado hasta que hayamos recibido la información solicitada en nuestra RFI. Su atención inmediata a esto es muy apreciada".

Finalmente, cierra con algo que se parece a la siguiente declaración: "Le pedimos que revise la información anterior para verificar su precisión. Si no recibimos sus correcciones por escrito dentro de los tres días hábiles a partir de la fecha de esta carta, este documento permanecerá como una cuestión de registro. Muchas gracias por su tiempo y atención".

Estas cartas proporcionan un rastro en papel y, debido a que se envían semanalmente, mantienen a las personas involucradas y (idealmente, al menos) estimulan la acción. La documentación también mantiene la responsabilidad por la información, que se ha vuelto un poco más complicada con el avance de la tecnología de software.

El software de gestión y seguimiento de proyectos ha simplificado las operaciones para muchos en la construcción. "Por ejemplo, el seguimiento de documentos con Tekla EPM u otro software para documentar los envíos de aprobación y las fechas de lanzamiento de la tienda es muy útil", dijo.

Las empresas tienen problemas cuando usan software para transferir la responsabilidad de encontrar la información necesaria. Por ejemplo, Olsen describió incidentes de GC que hacían mal uso del software de gestión de proyectos, "diciendo al subcontratista que entrara [en ese software basado en la web] para descubrir qué se necesita".

Agregó que si bien dicho software puede agilizar la recopilación de información, ciertas personas aún son responsables de recuperar y comunicar esa información. "El gerente de proyecto de GC debe enviar al fabricante lo que se necesita, en forma de cambios en los dibujos y especificaciones. Necesitan actualizar el cronograma específico del comercio. Luego, [el gerente de proyecto del fabricante] envía esa información al detallista de acero ."

Las cartas y el contacto continuo también hacen que el proyecto avance. Esto puede ser especialmente crítico cuando es necesario pedir materiales, considerando los desafíos de la cadena de suministro de los últimos años. Se refirió nuevamente a esa experiencia reciente cuando una reunión en línea reveló que el fabricante tenía dibujos desactualizados. El director de proyecto de GC había pensado que los dibujos más recientes responderían a las preguntas que abordó la RFI, pero aún así, los dibujos no estaban listos para el taller.

"Tenía todo este conjunto nuevo de dibujos estructurales con la mayoría de las dimensiones", dijo, "pero también tenía acero nuevo, y la ubicación del acero nuevo no estaba dimensionada. Aún así, tenía las longitudes de mis materiales, así que ahora Al menos podía comprar el acero. El tiempo era importante porque se trataba de vigas grandes. Estamos en el noroeste del Pacífico y las comprábamos en el este, por lo que tuvimos que tener en cuenta el tiempo de entrega".

Olsen describió una RFI reciente que discutía "una revisión de dibujo que incluía ubicaciones adicionales de postes de transferencia, lo que requería más vigas y conexiones de refuerzo. Y ahora teníamos un problema de conflicto entre la ubicación del refuerzo y las ubicaciones de empalme de vigas".

Durante una llamada telefónica posterior, el director del proyecto de GC quiso recurrir a la soldadura de campo, un cambio que, por supuesto, aumentaría los costes. Eventualmente se encontró una solución, pero la clave, dijo Olsen, es que el problema se detectó temprano, mucho antes de que se publicaran los dibujos de taller y comenzara la fabricación, y la interacción se documentó en ese aviso de información semanal.

Esto nuevamente apunta a la virtud de la carta de información semanal. "Estas cartas semanales brindan la lista de los eventos de la semana. Incluso cuando no sucede nada, sigo comunicándome con cartas semanales. Es posible que aún estemos esperando esta o aquella aprobación, que estemos procediendo o que estemos estancados. Las cartas también informan a las personas sobre el impacto de dejar preguntas sin responder, incluidos los retrasos en el cronograma.

"Todo este trabajo evita las horas extra, las órdenes de cambio y el comportamiento de gestión de crisis", continuó Olsen, y agregó que "lo peor de todo es el comportamiento de gestión de crisis", donde las acusaciones son rampantes y abundan las quejas (y, eventualmente, las demandas). .

Hoy en día, la fabricación de talleres en sí podría estar extraordinariamente optimizada y automatizada. Una línea de luz escribe marcas de diseño; una línea de robots suelda e incluso manipula vigas según sea necesario, sin esperar a una grúa; Los transportadores mueven las vigas de un extremo al otro del taller sin necesidad de grúas aéreas.

Sin embargo, ese inmenso rendimiento no ayudará si todos están fabricando en base a información incorrecta. Esto, dijo Olsen, es la razón por la cual la gestión eficaz de RFI, y la gestión de proyectos en general, seguirá siendo fundamental. Un trabajo con un uso excesivo de la grúa puede requerir una hora o un día adicional para completarse, pero una RFI sin abordar, que permanece en la bandeja de entrada de alguien durante semanas, puede costar muchas veces más.